如何编写标准操作程序（SOP）

什么是标准操作程序(SOP)?

如果你负责经营一家企业，你很可能听说过这个词标准操作程序，或SOP。但它真正意味着什么？为什么它对你很重要？

简言之，SOP是一套完整的说明，概述了如何执行某些任务或流程。无论任务是基本任务还是复杂任务，良好的SOP将确保任务按照考虑的步骤执行。将指导用户完成每个步骤，并提供清晰准确的说明，详细说明他/她如何从A点到B点。

图像来源：模板实验室

标准的操作程序通常是必不可少的3种格式:

• 分步格式

这最适合于简单的任务或过程，例如在计算机上安装一段软件。简短、简单的步骤列出了实现预期结果所必须做的事情。

• 层次化步格式

类似于一步一步的格式，但是有更详细的子步骤。非常适合详述某个步骤，并为用户提供额外的说明或替代方案。例如，步骤1指示用户连接WiFi，步骤1a指示用户输入用户名和密码。

• 流程图格式

最适合于可能出现多个结果或一个结果的多条路径的任务。下图中可以看到一个示例。

图像来源：Edraw马克斯

根据图1，可能的结果不止一种决定步流程图格式还有一个额外的好处，即使用图像和形状来指导用户在选择时应该做什么选择1或选择2.

为什么公司需要SOP？

当涉及到执行任何任务时，在如何执行任务方面都有可能出现偏差。组织规模越大，任务越复杂，问题就可能变得越严重。

有效的SOP有助于使流程系统化。所有参与的团队成员都保持一致，并遵循相同的步骤以实现相同的结果。这反过来将消除混乱和低效。此外，让您的团队遵循SOP还有一个额外的好处，即确保执行特定任务时的一致性。在产品生产过程中，这一点尤为重要，在产品生产过程中，质量的一致性是关键，当每个人都遵循相同的步骤时，这一点最为重要。

SOP整合了组织的方法和流程。它是所有当前和未来团队成员都可以访问的重要“知识库”。这对于入职和培训目的尤其重要，确保所有团队成员遵循相同的步骤和程序。

如何创建SOP?

请遵守以下指南如何写一份好的SOP.

1.目标：

在你开始起草SOP之前，问问自己：你试图用它实现的最终目标是什么？是为了简化生产流程吗？它是否能确保满足安全标准？它将用于培训目的吗？心中有一个明确的目标会让你更好地了解采用哪种格式以及需要涵盖的内容类型。

2.选择一种格式：

如上所述，这将取决于任务的简单性或复杂性以及所涉及的步骤数量。对于基本的、简短的过程，一步一步的格式就足够了。稍微复杂一点的流程(通常有10个或更多步骤)需要更多的细化，应该使用层次结构格式。具有多个结果或到达一个结果的多条路径的复杂过程最好使用流程图格式进行说明。要考虑到你的听众有多先进或多有见识——如果他们是某一领域的专家，也许简单的一步一步的格式就可以了。

3.用户友好性：

想到如何编写SOP，设身处地为读者着想。一个好的出发点是假设读者对你描述的过程一无所知，这意味着你必须使用所有背景和教育水平的人都能广泛理解的语言。使用对话的语气来吸引读者。行话应该有节制地使用，以免淹没读者。

4.寻求专家意见和知识:

为了编写尽可能最好的SOP，您必须拥有或有机会获得相关领域的专家知识。如果没有这一点，起草SOP可能会导致向团队成员传达不准确的信息，这反过来可能会影响结果的质量或相关团队成员的安全。采访不同的专家，让他们验证你的SOP，并亲自实际执行这些程序，这些都是确保你的SOP尽可能可靠的方法之一。

SOP的编写包括三个方面:

• 结构

• 风格与表现

• 最后检查和执行

1.结构

每个SOP将根据过程的性质及其复杂性而变化。下面是一个SOP的大纲，您可以根据自己的流程进行调整。

（1） 封面：

如有必要，这部分应包括标题、日期、相关组织部门、公司名称和编号等元素。

（2） 内容：

概述将要涵盖的关键部分。如果这个过程简单明了，可以跳过。

（3） 结构：

• SOP范围：介绍流程，如何使用，以及实现了什么。
• 步骤:用数字或项目符号列出步骤。精确到必须做什么，使用什么设备，并考虑到安全预防措施(分点D)
• 定义行话和复杂术语。
• 安全注意事项:在单独的一节中，突出在生产过程中必须注意的健康和安全注意事项。
• 设备：需要什么以及在哪里可以找到。
• 故障排除:指出潜在的障碍以及如何克服它们。

(4)质量控制:

向用户提供资源和统计数据，让他们知道他们已经达到了预期的结果。

(5)参考文献:

引用的作品或材料。

2.风格与表现

记住“接吻原则”——简单、愚蠢。确保你的句子简短扼要。

使用图表、图像和流程图来说明和简化复杂的指令。这还具有吸引读者的额外好处。

图像来源：世界卫生组织使用流程图的示例

3.最后检查和执行

使用您起草的SOP执行测试运行，并由实际执行程序的用户进行验证。这些步骤是否有意义，是否合乎逻辑？您是否遗漏了任何关键信息？有没有缺少细节的部分？做这两件事可以让你发现草稿中的不足之处。

一旦你的SOP被批准，确保它定期更新。一些需要定期更新的变化是技术和人员。

结论

最终，清晰有效的SOP将成为团队成员和具有不同经验的员工的重要指导和入职工具。请在上使用本指南如何编写标准操作程序确保您的组织始终遵循最佳实践，提高效率和生产力。